Mali Mühür Nedir?

Mali mühür, tüzel kişilikler ve kurumlar tarafından e-belgeleri yasal geçerli olacak şekilde imzalamak için kullanılan, USB donanımı formundaki kurumsal bir elektronik mühürdür. Bireyler adına düzenlenen e-imzanın aksine, mali mühür doğrudan şirketin kaşesi gibi işlev görerek kurumsal kimliği temsil eder. Bu teknoloji, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sistemlerine gönderilen e-fatura, e-defter, e-arşiv ve e-irsaliye gibi tüm resmi e-belge türlerinin oluşturulması, bütünlüğünün korunması ve kaynağının doğrulanması için zorunludur. Mali mühür, dijital ortamdaki belgelerin güvenliğini ve inkar edilemezliğini sağlar. Mali mühür, Bulut Ön Muhasebe Programı üzerinden düzenlenen e-fatura ve e-defter işlemlerinde zorunlu bir güvenlik aracıdır.

Mali Mühür Ne İşe Yarar?

Mali mühür, dijital dönüşüm süreçlerinde şirketler için kritik görevler üstlenir:

• E-Belge Bütünlüğü: Oluşturulan e-fatura ve e-defter gibi belgelerin değiştirilmediğini mali mühür ile garanti altına alır.
• Kaynak Doğrulama: Mali mühür, bir e-belgenin gerçekten o şirketten geldiğini yasal olarak teyit eder.
• İnkar Edilemezlik: Mali mühür kullanılarak imzalanan bir belge, yasal olarak imzalayan kurum tarafından reddedilemez.
• GİB Uyumluluğu: Gelir İdaresi Başkanlığı'nın e-belge sistemlerine veri gönderirken mali mühür kullanımı zorunludur.
• Entegrasyon Güvenliği: Özel entegratör veya muhasebe yazılımlarında yapılan işlemleri mali mühür ile güvenli hale getirir.

Mali Mühür Nereden Alınır?

Türkiye’de mali mühür, kanunen yetkilendirilmiş resmi elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı tarafından temin edilir. Güncel resmi kaynaklara göre bu yetki, TÜBİTAK BİLGEM’e bağlı Kamu Sertifikasyon Merkezi (Kamu SM) tarafından yürütülmektedir. Başvurular, doğrudan Kamu SM'nin resmî web portalı üzerinden online olarak veya yetkilendirilmiş iş ortakları aracılığıyla gerçekleştirilir. Başvuru sürecinde şirketin Vergi Kimlik Numarası (VKN) ve yetkili kişi bilgileri esas alınır.

Mali Mühür Başvurusu Nasıl Yapılır?

Mali mühür başvurusu, tamamen online kanallar üzerinden yürütülen bir süreçtir. Başvuru için öncelikle şirketin Vergi Kimlik Numarası (VKN), tam ticari unvanı, MERSİS numarası ve yetkili kişinin T.C. Kimlik Numarası gibi temel bilgilere ihtiyaç duyulur. Kamu SM’nin resmi portalındaki başvuru formuna bu bilgiler girilir ve teslimat yapılacak kişi (yetkili) belirtilir. Başvuru formu doldurulduktan ve ücret ödendikten sonra, yasal geçerlilik için başvuru sözleşmesinin e-imza veya ıslak imza ile onaylanması gerekir. Onaylanan evrak kuruma ulaştıktan sonra mali mühür üretilerek belirtilen adrese kargolanır.

Mali Mühür Nasıl Alınır?

Mali mühür edinme süreci, aşağıdaki adımlarla kolayca tamamlanabilir:

1. Ön Hazırlık: Şirket unvanı, Vergi Kimlik Numarası (VKN) ve teslimat yetkilisine ait T.C. Kimlik Numarası gibi bilgileri hazırlayın.
2. Online Başvuru: Kamu SM portalı üzerinden online başvuru formunu eksiksiz doldurun.
3. Ücret Ödeme: Başvuruya ait ücreti, size sunulan resmi kanallar aracılığıyla ödeyin.
4. Sözleşme Onayı: Oluşturulan başvuru sözleşmesini e-imza ile veya ıslak imzalı olarak onaylayıp kuruma iletin.
5. Üretim ve Takip: Ödeme ve onay sonrası mali mühür cihazınızın üretim ve kargo sürecini takip edin.
6. Teslimat ve Aktivasyon: Cihazı teslim aldıktan sonra e-posta ile gönderilen PIN/PUK bilgileriyle aktivasyonu tamamlayın.
7. Sürücü Kurulumu: Cihazı kullanacağınız bilgisayara ilgili sürücü (middleware) yazılımını kurun.

Mali Mühür Nasıl Kullanılır?

Mali mührün kullanımı teknik olarak birkaç basit adımdan oluşur:

1. İlk olarak, mali mühür sağlayıcısının web sitesinden cihazınıza uygun sürücü (middleware) yazılımını bilgisayarınıza kurun.
2. Kurulum sonrası mali mühür cihazını bilgisayarınızın USB portuna takın ve cihazın tanındığından emin olun.
3. E-fatura portalı veya kullandığınız muhasebe yazılımı üzerinden imzalanacak belgeyi seçin ve "İmzala" butonuna tıklayın.
4. Açılan ekranda sizden istenen mali mühür PIN kodunu girerek imzalama işlemini tamamlayın.

Yaygın hatalar genellikle güncel olmayan sürücüler, yanlış PIN girişi veya tarayıcı uyumsuzluklarından kaynaklanmaktadır.

Mali Mühür Kimler İçin Zorunludur?

Mali mühür, e-belge uygulamalarına (özellikle e-fatura/e-defter) dahil olan tüzel kişiler için zorunludur; şahıs şirketleri (gerçek kişiler) ise çoğu işlemde e-imza kullanır. "Mali mühür kimler için zorunludur?" sorusunun cevabı, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen mükellef gruplarına göre şekillenir.

Mali mühür kullanması gereken başlıca gruplar şunlardır:

• E-Fatura Mükellefleri: GİB tebliğleriyle belirlenen ciro limitlerini aşarak e-fatura kullanma zorunluluğu kapsamına giren tüm tüzel kişi statüsündeki firmalar.
• E-Defter Kullanıcıları: E-fatura mükellefi olup aynı zamanda e-defter tutmakla yükümlü olan kurumlar, beratlarını mali mühür ile onaylamak zorundadır.
• E-Arşiv Fatura Düzenleyenler: Belirli limitler üzerinde e-arşiv fatura düzenleyen ve bu belgeleri kurumsal kimlikle imzalama ihtiyacı duyan işletmeler.
• Entegrasyon Yöntemini Kullananlar: GİB'e e-belge gönderimini özel entegratör veya doğrudan entegrasyon yöntemiyle yapan tüm şirketler.
• Sermaye Şirketleri: Anonim Şirket (A.Ş.), Limited Şirket (Ltd. Şti.) gibi sermaye şirketleri ve bu şirketlere bağlı iktisadi işletmeler.
• Kamu Kurumları: Faaliyetleri gereği kurumsal kimlikle elektronik belge imzalaması gereken kamu ve yerel yönetim iştirakleri.
• Gerçek Kişi Mükellefler: Şahıs şirketleri yasal olarak e-imza kullanabilse de, operasyonel tercihlerine bağlı olarak mali mühür de edinebilirler.

Mali Mühür E-İmza Yerine Geçer Mi?

Hayır, mali mühür e-imza yerine geçmez; çünkü ikisinin kullanım amacı ve temsil ettiği kimlik farklıdır. Mali mühür, yalnızca tüzel kişilikleri (şirketleri) temsil eden kurumsal bir kaşe işlevi görürken, e-imza ise kişiyi (gerçek kişiyi) temsil eden ıslak imza eşdeğerindedir. Örneğin, bir şirketin KEP iletisi göndermesi veya e-fatura oluşturması için mali mühür şarttır. Ancak bir şirketin yönetim kurulu üyesinin Ticaret Sicil Gazetesi'ne bir karar metni göndermesi için kendi şahsi e-imzasını kullanması gerekir. Bazı durumlarda her ikisinin de kullanılması gerekebilir.

2025 Yılı Mali Mühür Ücretleri

Mali mühür ücretleri, ürün tipine ve başvuru türüne göre değişiklik gösterir. Aşağıdaki tablo, genel bir bilgilendirme amacı taşımaktadır.

Tüzel Kişi	Fiyatı
3 Yıllık Mali Mühür Sertifikası ve Kart Okuyucu	1.440 TL (1.200 TL + KDV)

Gerçek Kişi	Fiyatı
3 Yıllık Mali Mühür Sertifikası ve Kart Okuyucu	1.050 TL (875 TL + KDV)

Uyarı: Tablodaki rakamlar ve kalemler temsilidir. Başvuru yapacağınız tarihteki güncel ve kesin fiyatlar için Kamu Sertifikasyon Merkezi'nin (Kamu SM) resmî web sitesindeki fiyat listesini kontrol etmeniz önemle tavsiye edilir. Fiyatlar GİB ve Kamu SM tarafından dönemsel olarak güncellenmektedir.

Mali Mühür Sertifikası Nedir?

Mali mühür sertifikası; şirket/kurum adına e-belgeleri imzalamayı sağlayan, USB token veya HSM cihazı üzerinde güvenle saklanan bir X.509 dijital sertifikadır. Bu dijital kimlik, e-fatura, e-defter ve e-arşiv gibi resmi e-belge süreçlerinde kurumsal kimlik doğrulama, veri bütünlüğü ve hukuki olarak inkâr edilemezlik sağlar. Sertifika içeriğinde şirketin Vergi Kimlik Numarası (VKN), ticari unvanı gibi bilgiler yer alır ve yetkili bir hizmet sağlayıcı tarafından genellikle 3 yıllık bir geçerlilik süresiyle üretilir. E-imzadan temel farkı, mali mühür sertifikasının bireyleri değil, doğrudan kurumu temsil etmesidir.

Mali mühür kullanarak tüm e-belge süreçlerinizi hızlı ve güvenli bir şekilde yönetmek için şimdi Bilsoft’un Bulut Ön Muhasebe Programı’nı deneyin.

Mali Mühür Hakkında Sıkça Sorulan Sorular (SSS)

Mali mühür aktivasyonu nasıl yapılır?

Mali mühür aktivasyonu, cihaz size ulaştıktan sonra Kamu SM tarafından e-posta ile gönderilen aktivasyon linki ve adımları takip edilerek yapılır. Genellikle bu süreç, ilgili web sayfasına gidip kimlik doğrulama adımlarını geçtikten sonra ilk PIN kodunuzu belirlemenizi içerir. Aktivasyon tamamlandığında, belirlediğiniz PIN kodu ile mali mühür kullanıma hazır hale gelir.

Mali mühür HSM nedir?

Mali mühür HSM (Hardware Security Module), çok yüksek sayıda e-belge (örneğin ayda yüz binlerce fatura) üreten büyük ölçekli işletmeler için tasarlanmış, sunucu tabanlı bir mali mühür çözümüdür. USB token'ların aksine, HSM cihazları bir ağa bağlanarak saniyede yüzlerce imzalama işlemini eş zamanlı yapabilir. Bu donanım, otomasyon ve yüksek performans gerektiren sistemlerde mali mühür kullanımını merkezileştirir.

Süresi biten mali mühür nasıl yenilenir?

Süresi biten mali mühür, sertifika geçerlilik süresi dolmadan önce yenilenmelidir. Yenileme işlemi, ilk başvuruya benzer şekilde Kamu SM portalı üzerinden online olarak yapılır. Mevcut mali mühür bilgileriyle "Yenileme Başvurusu" seçeneği kullanılarak form doldurulur ve yenileme ücreti ödenir. Onay sürecinin ardından yeni sertifikanız üretilir ve size yeni bir mali mühür cihazı gönderilir.

Mali mühür kaybolursa ne yapılır?

Mali mührün kaybolması veya çalınması durumunda, güvenlik riski oluşturmaması için derhal iptal ettirilmesi gerekir. İptal başvurusu, mali mühür hizmeti aldığınız kurumun (Kamu SM) web sitesi üzerinden online olarak yapılır. İptal işlemi tamamlandıktan sonra, e-belge süreçlerinize devam edebilmek için yeni bir mali mühür başvurusunda bulunmanız zorunludur.

Mali mühür PIN kilitlenirse nasıl açılır?

Mali mühür PIN kodunun genellikle üç kez üst üste yanlış girilmesi, güvenlik amacıyla kartın kilitlenmesine neden olur. Kilidi açmak için PUK kodunu kullanmanız gerekir; bu kod, aktivasyon bilgilerinizle birlikte size e-posta ile iletilmiştir. Mali mühür sağlayıcınızın sunduğu yazılım (sertifika yönetim aracı) üzerinden "PIN Kilidi Açma" veya "PUK Kodu ile Yeni PIN Oluşturma" seçeneğini kullanarak yeni bir PIN belirleyebilirsiniz.

Mali mühür farklı bilgisayarlarda kullanılabilir mi?

Evet, mali mühür farklı bilgisayarlarda kullanılabilir. Mali mühür, USB token formunda taşınabilir bir cihaz olduğu için herhangi bir bilgisayarda çalıştırılabilir. Tek gereksinim, cihazın kullanılacağı her bilgisayarda mali mühür sürücü yazılımının (middleware) doğru bir şekilde kurulmuş olmasıdır.