Ticari hayatta sıkça karşılaştığımız ancak detayları çoğu zaman merak edilen irsaliye, mal ve hizmet akışının en önemli resmi belgelerinden biridir. Bir ürünün sevkiyat sürecini başlatan, takip eden ve belgeleyen bu evrak, hem alıcı hem de satıcı için kritik bir rol oynar. Peki, irsaliye nedir ve ticari faaliyetlerde neden bu kadar önemlidir? Bu yazımızda, irsaliyenin ne anlama geldiğinden nasıl düzenlendiğine, irsaliyeli fatura ile arasındaki farklardan günümüzün dijital çözümü olan e-irsaliye uygulamasına kadar tüm detayları A'dan Z'ye ele alacağız. İşletmenizin sevkiyat süreçlerini yasalara uygun ve sorunsuz bir şekilde yönetmek için bilmeniz gereken her şeyi bu rehberde bulabilirsiniz.
İrsaliye Ne Demek?
İrsaliye, en temel anlamıyla bir "sevk belgesi" demektir. Satışı yapılmış veya satılmak üzere olan bir ticari malın, satıcının deposundan alıcının adresine veya farklı bir lokasyona taşınması sırasında düzenlenmesi zorunlu olan resmi bir evraktır. Vergi Usul Kanunu (VUK) kapsamında düzenlenen bu belge, sevkiyatı yapılan malın türünü, miktarını, kime ve nereye gönderildiğini kayıt altına alır. Temel amacı, mal hareketlerini belgeleyerek olası vergi kayıplarını önlemek ve Maliye Bakanlığı tarafından yapılacak denetimlerde sevkiyatın yasal olduğunu kanıtlamaktır.
İrsaliyenin en sık karıştırıldığı belge ise faturadır. Unutulmamalıdır ki, irsaliye malın fiziki hareketini, yani "taşındığını" ispatlarken; fatura ise o malın "satıldığını" ve karşılığında bir bedel tahsil edileceğini gösteren mali bir belgedir. Bu nedenle, yolda yapılan bir denetimde yetkililer malın faturasını değil, o anki sevkiyatı belgeleyen sevk irsaliyesi belgesini görmek isterler. Bu belge, aynı zamanda alıcının sipariş ettiği ürünlerle gelen ürünleri karşılaştırması ve stok takibi yapması için de kritik bir öneme sahiptir.
İrsaliye Nasıl Kesilir?
Bir irsaliye düzenlemek, Vergi Usul Kanunu tarafından belirlenmiş kurallara tabi, dikkat gerektiren bir işlemdir. Hatalı veya eksik düzenlenen bir belge, sevkiyat sırasında veya mali denetimlerde sorun yaşamanıza neden olabilir. İrsaliye kesme işlemi, malın fiili sevkiyatı başlamadan hemen önce tamamlanmalıdır. Belgenin üzerinde hem düzenlenme tarihinin hem de malın yola çıktığı "fiili sevk tarihi" ve saatinin belirtilmesi kritik öneme sahiptir. Geleneksel matbu irsaliyeler genellikle en az üç nüsha olarak düzenlenir; biri satıcıda, biri alıcıda kalır, diğeri ise taşıma esnasında malın yanında bulunur.
Bir sevk irsaliyesi üzerinde bulunması zorunlu olan temel bilgiler şunlardır:
- Satıcının Bilgileri: Adı, soyadı veya unvanı, vergi dairesi ve vergi kimlik numarası.
- Alıcının Bilgileri: Adı, soyadı veya unvanı, adresi ve eğer varsa vergi dairesi ile numarası.
- Belge Bilgileri: "Sevk İrsaliyesi" ibaresi, Maliye Bakanlığı klişesi veya noter tasdiki, belgenin düzenlenme tarihi ve saati.
- Sevkiyat Bilgileri: Taşınan malın cinsi (türü) ve miktarı ile fiili sevk tarihi ve saati.
- İrsaliye Numarası: Belgenin seri ve sıra numarası.
- İmza ve Kaşe: Belgeyi düzenleyen satıcının ıslak imzası ve varsa kaşesi.
Bu bilgilerin eksiksiz ve doğru bir şekilde doldurulması, sevkiyat sürecinizin yasalara tam uyumlu olmasını sağlar. Bu listede de gördüğümüz gibi, belgenin en kritik unsurlarından biri de onu benzersiz kılan irsaliye numarası'dır.
İrsaliye No (İrsaliye Numarası) Nedir?
İrsaliye numarası (genellikle irsaliye no olarak kısaltılır), her bir sevk irsaliyesi belgesini diğerlerinden ayıran, benzersiz ve takip edilebilir bir kimlik kodudur. Bu numara, belgenin yasal geçerliliği ve takibi için hayati bir rol oynar. Genellikle bir seri harfi (örn: Seri A) ve müteselsil olarak, yani birbirini kesintisiz takip eden bir sıra numarasından (örn: 000001, 000002) oluşur.
İrsaliye numarasının temel işlevi, hem işletmenin kendi iç kontrolünü sağlaması hem de Maliye Bakanlığı'nın denetimlerini kolaylaştırmasıdır. Numaraların sıralı yapısı, belgeler arasında atlama yapılmasını, kayıp evrak oluşmasını veya sahte belge düzenlenmesini engelleyerek tüm mal hareketlerinin şeffaf bir şekilde izlenmesine olanak tanır. Basılı irsaliyeler, Maliye ile anlaşmalı matbaalar tarafından bu seri ve sıra numaralarıyla basılır veya noter onayı ile kullanılır. Dijitalleşmenin getirdiği en büyük kolaylıklardan biri olan e-irsaliye sisteminde ise bu numaralar, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) portalı üzerinden otomatik ve benzersiz olarak oluşturulur, böylece matbaa ve noter süreçleri ortadan kalkar. Bu numara sayesinde, bir sevkiyat kolayca belirli bir fatura ile ilişkilendirilebilir.
Tüm irsaliye numaralarınızı dijital ortamda güvenle takip etmek için e-İrsaliye sistemimize geçiş yapabilirsiniz.
İrsaliyeli Fatura Nedir?
Ticari hayatta pratik çözümler sunan belgelerden biri de irsaliyeli fatura'dır. İrsaliyeli fatura, adından da anlaşılacağı gibi, sevk irsaliyesi ile fatura belgesinin yasal olarak tek bir belgede birleştirilmiş halidir. Bu belge, hem malın sevk edildiğini kanıtlar hem de satışın mali değerini resmi olarak kaydeder. En büyük avantajı, iki ayrı belge hazırlama (irsaliye ve fatura) zorunluluğunu ortadan kaldırarak işletmelere zaman ve operasyonel kolaylık sağlamasıdır.
İrsaliyeli faturanın kullanılabilmesi için temel şart, malın teslimi ile faturanın düzenlenme anının aynı olmasıdır. Yani satıcı, malı alıcıya teslim ederken aynı anda bu belgeyi de verir. Bu belgeyi düzenlerken, hem sevk irsaliyesinde hem de faturada bulunması zorunlu olan tüm bilgilerin eksiksiz bir şekilde yer alması gerekir. Belgenin başlığında açıkça "İrsaliyeli Fatura" ibaresi bulunmalıdır. Normal şartlarda, malın sevkinden sonra fatura kesmek için tanınan 7 günlük yasal süre, irsaliyeli fatura kullanıldığında ortadan kalkar. Bu pratik belge, özellikle perakende satış yapan, malı anında teslim edip ödemesini alan veya sevkiyat ile faturalamayı aynı anda yapmak isteyen işletmeler için oldukça idealdir.
Sevkiyat ve fatura işlemlerini tek adımda halletmek istiyorsanız, irsaliyeli fatura desteğimizle tanışın.
İrsaliye Örneği
Bir irsaliyenin içeriğini ve düzenini anlamak, belgeyi doğru bir şekilde kesmenize yardımcı olur. Fiziksel bir belge gösteremesek de standart bir sevk irsaliyesi örneği üzerinde bulunması gereken alanları bölüm bölüm inceleyebiliriz:
- Üst Bilgiler (Başlık Bölümü): Bu alanda belgeyi düzenleyen satıcı firmanın logosu, ticari unvanı, adresi ve iletişim bilgileri yer alır. En dikkat çekici şekilde "Sevk İrsaliyesi" başlığı ve belgenin takibi için kritik olan, matbaada basılmış veya noter onaylı seri ve irsaliye numarası bulunur.
- Taraf Bilgileri: Genellikle yan yana iki kutucuk halinde, belgenin sol tarafında "Satıcı" ve sağ tarafında "Alıcı" bilgileri için ayrılmış bölümler bulunur. Bu alanlara tarafların unvanı/adı-soyadı, adresi, vergi dairesi ve vergi kimlik numarası (veya T.C. kimlik numarası) eksiksiz yazılır.
- Tarih ve Saat Alanları: Belgenin sağ üst köşesinde genellikle iki önemli tarih alanı yer alır: "Düzenleme Tarihi" (irsaliyenin bilgisayarda veya elle hazırlandığı tarih) ve "Fiili Sevk Tarihi" (malın araca yüklendiği veya yola çıktığı gerçek tarih). Özellikle fiili sevk tarihi ve saati, denetimler için büyük önem taşır.
- Mal/Ürün Bilgileri Tablosu: Belgenin gövdesini oluşturan bu tabloda taşınan malların detayları listelenir. Genellikle "Malın Cinsi/Açıklaması", "Miktarı" ve "Birimi" (adet, kg, koli vb.) gibi sütunlar bulunur. Unutmayın, normal bir sevk irsaliyesinde ürünlerin birim fiyatı veya toplam tutarı gibi mali bilgiler yer almaz; bu bilgiler faturanın konusudur.
- Teslim ve İmza Alanı: Belgenin en alt kısmında, malı "Teslim Eden" ve "Teslim Alan" kişilerin ad-soyad ve imzaları için özel alanlar bulunur. Bu imzalar, sevkiyatın sorunsuz bir şekilde tamamlandığının ve malın alıcıya ulaştığının yasal kanıtıdır.
E-İrsaliye Nedir?
Teknolojinin ticari hayata entegrasyonuyla ortaya çıkan e-İrsaliye (elektronik irsaliye), kâğıt ortamında düzenlenen sevk irsaliyesi belgesinin dijital ortamda oluşturulmuş, iletilmiş ve saklanmış halidir. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara uygun olarak hazırlanan bu dijital belge, kâğıt irsaliye ile birebir aynı yasal geçerliliğe sahiptir. Bu sistemde süreç, fiziksel bir kâğıda değil, GİB'e bağlı sistemler (GİB portalı veya özel entegratör yazılımları) üzerinden işler.
E-İrsaliyenin işleyişi oldukça basittir: Satıcı, elektronik ortamda irsaliye bilgilerini girer, belgeyi oluşturur ve GİB sistemi üzerinden alıcıya anında iletir. Bu dijital belgenin en belirgin özelliklerinden biri, üzerinde bulunan ve akıllı cihazlarla okutulabilen karekoddur (QR kod). Sevkiyat sırasında yapılan bir denetimde, yetkililer bu karekodu okutarak belgenin GİB sistemindeki kaydına anında ulaşır ve geçerliliğini saniyeler içinde teyit eder. Belirli bir ciro limitini aşan veya GİB tarafından belirlenen sektörlerde faaliyet gösteren e-Fatura mükellefleri için e-İrsaliye kullanımı yasal bir zorunluluktur.
Kâğıtsız, hızlı ve güvenli bir sevkiyat süreci için Bilsoft E-İrsaliye sistemine hemen geçin.
E-İrsaliye Avantajları Nelerdir?
E-İrsaliye sistemine geçiş yapmak, işletmelere operasyonel verimlilikten maliyet tasarrufuna kadar pek çok alanda önemli faydalar sunar. Geleneksel yöntemlere kıyasla dijitalleşmenin bu adımı, iş süreçlerinizi modernize etmenin en etkili yollarından biridir. İşte e-İrsaliyenin öne çıkan avantajları:
- Maliyet Tasarrufu: Kâğıt, zarf, yazıcı toneri, baskı, posta veya kargo gibi tüm fiziksel maliyet kalemlerini ortadan kaldırır. Ayrıca fiziksel arşivleme için gereken ofis alanı ve depolama masraflarından kurtarır.
- Operasyonel Hız ve Verimlilik: İrsaliye hazırlama, gönderme ve alıcıya ulaştırma süreçleri saniyeler içinde tamamlanır. Bu durum, malın sevkiyatını, teslimatını ve ardından yapılacak olan faturalama işlemlerini ciddi anlamda hızlandırır.
- Hata Payının Azalması: Manuel veri girişi sırasında oluşabilecek yazım hataları, eksik bilgi gibi sorunlar, otomasyon sayesinde minimuma iner. Sistem, hatalı bir belge oluşturulmasını büyük ölçüde engeller.
- Anlık Takip ve Kontrol: Gönderilen bir e-İrsaliyenin alıcı tarafından kabul edilip edilmediği veya reddedildiyse neden reddedildiği anlık olarak sistem üzerinden takip edilebilir. Bu, sevkiyat yönetimi üzerinde tam kontrol sağlar.
- Kolay ve Güvenli Arşivleme: Tüm e-İrsaliyeleriniz, yasal olarak zorunlu olan 10 yıl boyunca dijital ortamda güvenli bir şekilde saklanır. İhtiyaç duyduğunuzda eski bir irsaliyeye ulaşmak, klasörler arasında kaybolmak yerine saniyeler süren bir arama işlemine dönüşür.
- Çevre Dostu Yaklaşım: Kâğıt kullanımını tamamen ortadan kaldırarak ağaçların kesilmesini önler ve şirketinizin karbon ayak izini azaltmasına yardımcı olur.
Siz de irsaliye süreçlerinizi dijitalleştirmek ve her adımı kontrol altına almak istiyorsanız, Bilsoft E-İrsaliye çözümüne göz atın.
İrsaliye Hakkında Sıkça Sorulan Sorular (SSS)
Sevk İrsaliyesi Ne Zaman Düzenlenmelidir?
Sevk irsaliyesi, malın sevkiyatı başlamadan, yani ürünler araca yüklenip depodan veya iş yerinden çıkmadan hemen önce düzenlenmek zorundadır. Mal yola çıktıktan sonra düzenlenen bir irsaliye, yasal olarak geçersiz sayılır ve usulsüzlük teşkil eder.
İrsaliye Kesildikten Sonra Fatura Ne Zaman Kesilir? (7 Gün Kuralı)
Vergi Usul Kanunu'na göre, sevk irsaliyesinin düzenlendiği tarihten itibaren en geç 7 gün içinde ilgili malın faturasının da kesilmesi gerekmektedir. Bu 7 günlük azami süreye uyulmaması durumunda özel usulsüzlük cezası uygulanabilir. Eğer sevkiyat anında irsaliyeli fatura düzenlendiyse bu kural geçerli olmaz.
İrsaliye Olmadan Mal Taşınırsa Cezası Var mıdır?
Evet, vardır ve cezaları oldukça ciddidir. Maliye denetimleri sırasında irsaliyesi olmayan ticari mal tespit edilirse, bu durum belgesiz mal bulundurma olarak kabul edilir ve hem alıcıya hem de satıcıya ayrı ayrı özel usulsüzlük cezası kesilir. Ayrıca, bu mallara devlet tarafından el konulabilir.
Mal İadesinde İrsaliye Kesilir mi?
Evet, kesilir. Bir alıcı, satın aldığı bir ürünü herhangi bir sebeple satıcıya geri göndermek istediğinde, bu defa alıcının kendisi bir sevk irsaliyesi düzenlemekle yükümlüdür. Bu irsaliye, iade edilen malın sevkiyatını belgeler ve iade sürecini resmileştirir.
E-İrsaliye Kimler İçin Zorunludur?
Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB), her yıl güncellediği tebliğlerle e-Fatura mükellefi olan ve belirlenen yıllık brüt satış hasılatı limitini aşan işletmelere e-İrsaliye sistemine geçiş zorunluluğu getirmektedir. Bu limitler ve zorunluluk kapsamındaki sektörler zamanla değişebileceği için, işletmelerin GİB'in güncel duyurularını takip etmesi önemlidir.
