E-Mutabakat Nedir?

E-mutabakat, şirketlerin alacak, borç ve diğer ticari verilerini (cari hesap, BA/BS bildirimleri vb.) elektronik ortamda karşılaştırarak karşılıklı olarak teyit etmelerini sağlayan dijital bir süreçtir. Geleneksel yöntemlerde telefon, faks veya e-posta ile yürütülen zaman alıcı mutabakat işlemleri, e-mutabakat sayesinde özel yazılımlar veya portallar üzerinden hızlı, güvenli ve yasal geçerliliği olan bir şekilde tamamlanır. E-mutabakat sistemleri genellikle bir ön muhasebe programı içinde entegre olarak çalışır. Böylece kullanıcılar tek panelden tüm mutabakatlarını yönetebilir.Bu dijital dönüşüm, işletmelerin hem zamandan tasarruf etmesini hem de hata payını minimuma indirerek finansal kayıtlarının doğruluğunu güvence altına almasını sağlar.

Mutabakat Ne Demek?

Mutabakat, kelime anlamı olarak "anlaşma" veya "uygunluk" demektir. Ticari hayatta ise iki veya daha fazla şirketin, aralarındaki ticari ilişkiden doğan hesap kayıtlarının (alacak, borç, fatura adetleri vb.) birbiriyle uyumlu olup olmadığını kontrol etmesi ve teyitleşmesi işlemidir. Bu süreç, özellikle cari hesap ve BA/BS bildirimleri gibi konularda, finansal raporların doğruluğu için kritik bir öneme sahiptir. Mutabakat, olası muhasebe hatalarını veya uyuşmazlıkları erkenden tespit etmenin en etkili yoludur.

E-Mutabakat Nasıl Kullanılır?

E-mutabakat süreci, genellikle özel entegratör firmaların sunduğu web tabanlı platformlar veya muhasebe programlarına entegre modüller aracılığıyla kullanılır. Temel adımlar şunlardır:

1. Veri Yükleme: Şirket, kendi muhasebe sistemindeki cari hesap ekstresi veya BA/BS formlarına ait verileri e-mutabakat sistemine aktarır.
2. Gönderim: Sistem, bu verileri ilgili şirkete (müşteri veya tedarikçi) dijital bir mutabakat mektubu formatında otomatik olarak gönderir.
3. Yanıt Verme: Karşı taraf, kendisine ulaşan e-mutabakat bildirimini kontrol eder. Kendi kayıtlarıyla uyumluysa "Mutabığım" seçeneğiyle onaylar. Eğer bir fark varsa "Mutabık Değilim" seçeneğini işaretleyerek uyuşmazlığın nedenini belirtir.
4. Raporlama: Tüm süreç, sistem üzerinden anlık olarak takip edilebilir. Onaylanan, reddedilen veya henüz yanıtlanmayan mutabakatların durumu raporlanarak süreç yönetimi kolaylaştırılır.

Cari Hesap Mutabakatı Nedir?

Cari hesap mutabakatı, bir şirketin müşterileri ve tedarikçileri ile arasındaki alacak ve borç bakiyelerinin belirli bir tarih itibarıyla karşılıklı olarak teyit edilmesi işlemidir. Örneğin, bir satıcı firma, müşterisine kestiği faturalar toplamı ile müşterinin kendi kayıtlarındaki borç toplamının aynı olup olmadığını bu yolla kontrol eder. E-mutabakat sistemi, binlerce cari hesap için bu kontrolü saniyeler içinde yaparak, geleneksel yöntemlerin aksine süreci inanılmaz derecede hızlandırır ve olası tahsilat gecikmelerinin önüne geçer.

BA/BS Mutabakatı Nedir?

BA/BS mutabakatı, Vergi Usul Kanunu gereğince şirketlerin aylık olarak Gelir İdaresi Başkanlığı'na bildirmek zorunda olduğu Form BA (Mal ve Hizmet Alımlarına İlişkin Bildirim) ve Form BS (Mal ve Hizmet Satışlarına İlişkin Bildirim) verilerinin, ticarette bulundukları diğer firmalarla karşılaştırılmasıdır. Bu mutabakat, KDV hariç 5.000 TL ve üzerindeki faturaları kapsar. E-mutabakat sistemi, bir şirketin "size şu kadar fatura kestim" (BS) beyanı ile diğer şirketin "sizden şu kadar fatura aldım" (BA) beyanının eşleşmesini sağlayarak vergi bildirimlerinde tutarlılık ve doğruluk sağlar.

Şirketler Arası Mutabakat Ne Demek?

Şirketler arası mutabakat, iki ticari işletmenin birbirleriyle olan tüm finansal işlemlerinin ve kayıtlarının karşılıklı olarak doğrulanması sürecine verilen genel addır. Bu süreç, hem cari hesap mutabakatı hem de BA/BS mutabakatı gibi spesifik kontrol mekanizmalarını kapsar. Temel amaç, her iki şirketin de muhasebe defterlerinin birbiriyle "konuştuğundan" ve aynı finansal gerçekliği yansıttığından emin olmaktır. Bu işlem, sağlıklı bir nakit akışı yönetimi ve güvenilir mali tablolar için vazgeçilmezdir.

E-Mutabakatın Avantajları

E-mutabakat sistemine geçiş yapmak, şirketlerin finansal süreçlerini modernize ederek operasyonel verimliliklerini artıran bir dizi önemli avantaj sunar. Bu avantajlar, manuel süreçlerin dijital otomasyonla birleşmesiyle ortaya çıkar.

• Zaman Tasarrufu: Telefon, e-posta veya faks trafiği ile haftalar sürebilen mutabakat işlemleri, e-mutabakat sayesinde dakikalar içinde tamamlanır. Sistem, yüzlerce veya binlerce firmaya aynı anda mutabakat formu göndererek insan kaynağını daha verimli kullanmanızı sağlar.
• Hata Riskinin Azalması: Manuel işlemlerde sıkça karşılaşılan veri giriş hataları ve gözden kaçan detaylar, e-mutabakat ile ortadan kalkar. Muhasebe sisteminden doğrudan aktarılan veriler sayesinde süreç, %100'e yakın bir doğrulukla yürütülür ve finansal tutarlılık güvence altına alınır.
• Kolay Takip ve Raporlama: E-mutabakat platformları, gönderilen tüm mutabakatların (onaylanan, reddedilen, bekleyen) durumunu anlık olarak gösteren bir kontrol paneli sunar. Bu sayede tüm sürecin takibi kolaylaşır ve istenildiği zaman detaylı raporlar alınabilir.
• Maliyetlerin Düşmesi: Kağıt, baskı, posta ve arşivleme gibi fiziksel maliyetler tamamen ortadan kalkar. Ayrıca, e-mutabakat süreci personelin iş yükünü azalttığı için dolaylı olarak iş gücü maliyetlerinde de önemli bir düşüş sağlar.
• Güvenli Arşivleme ve Hızlı Erişim: Yapılan tüm mutabakatlar yasal geçerliliği olan bir şekilde dijital olarak arşivlenir ve güvenli sunucularda saklanır. Yıllar sonra bile geçmiş bir mutabakata ulaşmak, saniyeler içinde mümkün hale gelir ve bu durum denetim süreçlerini büyük ölçüde kolaylaştırır.
• Verimlilik ve Otomasyon E-mutabakat sistemleri, hatırlatma gönderimleri ve uyuşmazlık bildirimleri gibi adımları otomatikleştirerek tüm süreci standartlaştırır. Bu otomasyon, finans departmanlarının iş akışını iyileştirir ve genel operasyonel verimliliği artırır.

Dijital mutabakat süreçlerinizi sadeleştirmek ve tüm ticari işlemlerinizi tek platformdan yürütmek için hemen Bilsoft’un sunduğu çözümleri inceleyin.

E-Mutabakat Hakkında Sıkça Sorulan Sorular (SSS)

E-mutabakat ne demek?

E-mutabakat, şirketlerin cari hesap veya BA/BS gibi finansal verilerini dijital platformlar üzerinden karşılaştırarak onaylama işlemidir. Bu sistem, geleneksel mektup veya e-posta yöntemlerinin yerine geçerek mutabakat süreçlerini hızlandırır ve otomatikleştirir. Kısacası e-mutabakat, ticari hesapların elektronik ortamda yapılan modern bir teyitleşme yöntemidir.

Cari hesap mutabakatı nasıl yapılır?

Cari hesap mutabakatı, e-mutabakat sistemi üzerinden oldukça basit bir şekilde yapılır. Firma, kendi muhasebe programındaki cari hesap verilerini sisteme yükler ve sistem bu bilgileri ilgili firmalara dijital bir form ile gönderir. Karşı taraf, gelen veriyi kendi kayıtlarıyla kontrol edip tek tıkla onaylayarak veya reddederek mutabakat işlemini tamamlar.

BA/BS mutabakatı neden önemlidir?

BA/BS mutabakatı, şirketlerin vergi dairesine bildireceği Form BA (Alışlar) ve Form BS (Satışlar) verilerinin, ticaret yaptıkları diğer firmaların kayıtlarıyla tutarlı olmasını sağladığı için kritiktir. Bu mutabakat, Gelir İdaresi Başkanlığı'na yapılacak hatalı veya tutarsız bildirimleri engelleyerek olası vergi cezalarının önüne geçer. Bu nedenle e-mutabakat ile yapılan ön kontrol, finansal uyumluluk için büyük önem taşır.

E-mutabakat hangi durumlarda kullanılır?

E-mutabakat, temel olarak şirketler arası finansal kayıtların doğrulanması gereken her durumda kullanılır. En yaygın kullanım alanları, dönem sonlarında cari hesap bakiyelerinin (alacak-borç) teyit edilmesi ve aylık olarak BA/BS form verilerinin karşılaştırılmasıdır. Bu sistem, şirketler arası her türlü mutabakat ihtiyacı için hızlı ve güvenilir bir çözüm sunar.

E-mutabakat sistemine geçmek zorunlu mu?

Hayır, e-mutabakat sistemine geçmek Ağustos 2025 itibarıyla yasal bir zorunluluk değildir. Ancak bu sistem, manuel yürütülen mutabakat süreçlerindeki zaman kaybını ve hata riskini ortadan kaldırdığı için ticari bir standart haline gelmiştir. Özellikle çok sayıda cari hesap takibi yapan işletmeler için operasyonel verimlilik sağlayan önemli bir araçtır.